Comment organiser un événement réussi

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Si vous avez déjà organisé un événement, vous savez que tout ne se déroule pas comme prévu et que vous devez faire face à différents défis. Lors de l’organisation d’un événement, vous visez toujours à faire de votre mieux pour que l’événement de votre entreprise soit un succès. Mais comment y arriver ? En quoi consiste la planification d’un événement ? Quels sont les meilleurs trucs et astuces ? Voici un aperçu des étapes de base que vous devrez suivre lors de l’organisation d’un événement.

Avant de débuter la préparation de l’évènement

  • La règle numéro 1 est de rester calme en toutes circonstances.
  • Envisagez de sonder les participants d’événements passés pour comprendre ce qui est le plus important lorsqu’ils assistent à un tel événement et faites des sélections en fonction de cette rétroaction.

Les étapes pour organiser l’évènement parfait

Définir le but et le format de l’évènement

evenementCela semble assez évident, mais il vaut la peine d’avoir une approche critique de cette question. Formulez votre objectif le plus précisément possible : voulez-vous transmettre vos connaissances aux participants, exprimer votre gratitude aux partenaires, recueillir des fonds pour un projet ou offrir un plaisir esthétique à vos invités ? Le format de l’événement dépendra de la réponse : son concept, son timing et sa durée, la répartition des rôles au sein de l’équipe, la disposition de la salle, la restauration et le son.

Essayez de ne pas vous enliser dans les formats traditionnels. Ce qui compte, c’est que votre format aide à atteindre le but de l’événement.

Accorder suffisamment d’attention à la planification

Le plan doit inclure la logistique, le contenu et la promotion de l’événement. Créez un document à la disposition de toute l’équipe où chaque membre pourrait voir les tâches des autres et la vue d’ensemble. Préparez d’abord une liste des principales tâches, puis étoffez-les le plus en détail possible sous la forme d’étapes spécifiques qui doivent être réalisées. Il est important d’indiquer dans le plan la durée de la tâche : le temps nécessaire pour accomplir une tâche. Elle est souvent sous-estimée et la préparation est plus lente que prévu.

Définir votre budget

Suivez ces conseils pour vous aider à contrôler les coûts de votre évènement:

a. Faites le tour du marché, mais n’attendez pas trop longtemps avant de prendre une décision quant au lieu. Vous n’avez pas reçu une offre ou un devis en temps opportun ? Il y a de fortes chances que cela se produise également lors de la planification de l’événement. Éliminez les risques qui impliquent des éléments qui prennent beaucoup de temps, parce qu’ils finissent par engendrer plus de stress pour vous et un danger pour le niveau de réussite de votre événement.

b. Prévoyez une réserve de 10 % dans votre budget pour faire face aux dépenses imprévues.

c. Que pouvez-vous facturer aux participants pour couvrir les coûts tout en réalisant un profit (si c’est l’un des objectifs) ? Dressez une feuille de calcul du budget énumérant les principaux éléments de votre liste de souhaits :

  • location de l’emplacement,
  • conférenciers,
  • repas,
  • équipement audiovisuel,
  • matériel imprimé,
  • cadeaux et extras amusants.

N’oubliez pas d’inclure les coûts de marketing de l’événement, tels qu’un site Web, des annonces en ligne. Prévoyez un coussin de 10 à 15 % en cas de dépassement des dépenses.

d. Évitez les surprises lorsque vous louez une installation ou travaillez avec des fournisseurs en obtenant tous les accords par écrit.

e. Soyez à l’affût des conversions de devises lorsque vous planifiez des réunions à l’étranger.

f..Vérifiez toutes les factures par rapport aux devis écrits.

g. Soyez réaliste :

  • Le coût sera évidemment un facteur dans le choix de l’endroit où vous organiserez votre événement et des services à fournir, mais la participation sera également un facteur déterminant.
  • Un hôtel est certainement attrayant, avec suffisamment de salles de réunion et de chambres personnelles, et peut vous aider à planifier une réunion ou un événement sans stress. En particulier, si vous avez des conférenciers et/ou des participants internationaux (keynote), il est facile de les avoir tous sous un même toit.
  • Le conférencier d’honneur idéal est peut-être Elon Musk, mais, de façon réaliste, vous devriez probablement opter pour une option moins coûteuse.

Choisissez avec soin vos conférenciers

planifier-evenementL’aspect le plus mémorable de la réunion ou de l’événement que vous planifiez est probablement le programme. Il est crucial d’embaucher les bons conférenciers pour s’adresser aux participants. Voici les éléments de base à garder à l’esprit :

a. Connaître les objectifs du programme.

b. Comprendre les besoins du public.

c. Demandez des références.

d. Visionnez une vidéo de démonstration.

e. Ne présumez pas que toutes les célébrités savent comment prononcer un discours efficace.

f. Fournissez aux conférenciers une bonne information pour qu’ils vous donnent ce que vous voulez. Assurez-vous également d’être au courant de ses préparatifs de voyage et de ses autres besoins.

g. Communiquez avec votre réseau pour identifier les conférenciers qui vous aideront le mieux à atteindre les objectifs de l’événement et qui respectent votre budget (ne demandez pas à des conférenciers professionnels de se présenter gratuitement).

Surprenez vos participants

Si vous voulez surprendre agréablement vos invités, pensez à tout dans les moindres détails : comment ils s’inscrivent, qui va accueillir les participants et comment, quelle musique va jouer, avez-vous un coin photo intéressant, à quoi ressemblent vos présentations et comment votre équipe est-elle habillée, que faire pendant les pauses ?

Essayez de surprendre les gens et de créer l’effet wow, dépasser leurs attentes dans les choses les plus ordinaires. C’est exactement ce qui crée l’ambiance d’un événement.

Vérifiez l’emplacement et ayez un plan B

Vérifiez toujours le lieu en personne dès l’étape de sélection. Au moment le plus inattendu, il se peut que la climatisation ne fonctionne pas correctement dans le hall, qu’il n’y ait pas de toilettes pour les personnes handicapées ou que l’équipement ne puisse pas passer la porte. Par conséquent, vérifiez ces questions à l’avance.

Répartissez les responsabilités

Il est très important de répartir les tâches entre les membres de l’équipe non seulement au stade de la préparation, mais aussi pendant l’événement. Répartir les responsabilités par zone. Par exemple, quelqu’un est responsable de la zone d’inscription, quelqu’un d’autre pour l’accueil des intervenants, une autre personne pour l’équipement, pour la restauration, la communication avec la presse, etc. Chaque personne doit disposer de sa propre zone, dont elle doit être responsable pendant toute la durée de l’événement.

Donnez à chaque membre de l’équipe un document avec les responsabilités assignées, afin que chaque personne sache à qui s’adresser pour toute question spécifique.

Établissez le programme et n’ayez pas peur de demander des idées

a. Préparez un calendrier détaillé de votre évènement. Être en contact étroit avec le lieu de l’événement. Ne supposez rien. Posez des questions, d’autres questions, et encore d’autres questions.

b. Prévoyez un mélange de conférenciers officiels, d’ateliers en petits groupes et de temps de réseautage gratuit.

c. Prévoyez de nourrir vos participants toutes les quelques heures, soit avec un repas complet ou une collation à la pause.

d. Une fois le programme de la journée terminé, songez à organiser un cocktail ou un souper sur l’une de nos nombreuses terrasses ou restaurants.

e. Planifiez votre succès avec une collaboration sans effort et une touche créative. Travaillez en étroite collaboration avec les coordonnateurs/experts de la conférence et du banquet du lieu de la réunion pour trouver des idées et de l’inspiration sur les aliments et les boissons, l’aménagement des salles, la décoration et tout ce dont vous pourriez avoir besoin pour votre prochain événement. Ils vous aideront sûrement à réaliser une expérience distinctive conçue pour les gens et axée sur l’objectif de votre réunion. Vos participants se sentiront plus connectés, inspirés et accomplis.

Parlez de l’événement à votre cible

Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la promotion réussie d’un événement. Le type d’événement, son public cible, les ressources internes et le budget déterminent votre approche marketing. Lorsque vous choisissez vos partenaires médias, concentrez-vous sur ceux qui ciblent votre public. Il est préférable d’avoir quelques partenaires, mais des partenaires ciblés, plutôt que de parler de l’événement à peu près tout le monde.

Il est également important de créer un message clé qui sera diffusé sur toutes les chaînes. Assurez-vous qu’il est bref et qu’il transmet fidèlement l’idée de l’événement à votre auditoire.

a. Créez un logo et un schéma de couleurs pour votre événement, et affichez-le sur le site Web de l’événement avec l’inscription en ligne.

b. Connectez-vous via les médias sociaux, considérez les publicités payées en ligne.

c. Rassemblez vos troupes pour passer le mot par le biais de courriels et de messages d’invités dans les médias en ligne destinés à votre public.

d. S’il y a lieu, utilisez les sites Web locaux d’inscription aux événements.

e. Envisagez d’offrir des rabais aux organisations qui envoient plus d’un participant.

f. Envisagez d’offrir des rabais pour les inscriptions hâtives.

g. Assurez-vous de communiquer une date de fin de RSVP claire.

Effectuez une dernière vérification 24 heures avant l’événement

Assurez-vous d’avoir informé les participants de la façon de se rendre sur place, invité tous les invités importants et préparé les documents imprimés et le contenu audio et vidéo. Vérifiez si chacun comprend ses tâches et responsabilités et si l’espace est prêt. Pour ce faire, vous pouvez rédiger une liste de contrôle, comme celle-ci.

Une liste de contrôle similaire peut être établie pour la préparation de la vérification le jour de l’événement : si tout est en place, si tout fonctionne, si tout est fait à temps.

Assurez-vous d’imprimer le programme de l’événement et d’en remettre une copie à chaque membre de l’équipe et aux bénévoles. De plus, donnez à tout le monde le numéro de téléphone principal pour communiquer entre vous en cas d’urgence.

Demandez des feedbacks

Vous serez probablement fatigué et heureux après l’événement, mais il vous sera difficile de donner une évaluation objective de la façon dont tout s’est passé. C’est pourquoi demandez aux participants de remplir un formulaire d’évaluation imprimé à la fin de l’événement ou un formulaire en ligne à leur retour à la maison. Demandez-leur d’évaluer les différents aspects de l’événement : la logistique, les conférenciers, les lieux et le travail des organisateurs.

Ces informations vous aideront à éviter des erreurs à l’avenir et à améliorer la qualité de vos événements. Si possible, obtenez de la rétroaction sur les réseaux sociaux ou enregistrez des critiques vidéo à la fin d’un événement. Cela vous sera utile si votre événement a lieu de nouveau.

Quel que soit l’événement que vous organisez, soyez optimiste et n’ayez pas peur des surprises et votre événement sera un succès !

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