Comment promouvoir un évènement sur les réseaux sociaux ?

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Organiser un évènement peut être porteur pour votre entreprise et renforcer son image. Pour qu’il soit un succès, il faut lui donner de la visibilité. Grâce aux réseaux sociaux vous pourrez promouvoir votre évènement et en faire un succès. Suivez le guide !

Avant votre évènement, à quoi devez-vous penser ?

Les questions à se poser pour l’organisation

Créer un évènement ne s’improvise pas. Vous devez établir un plan incluant une ligne du temps de votre évènement afin bien communiquer pour toucher votre audience et vous assurer d’une large participation. Pour cela, posez-vous les bonnes questions :

Quel type d’event ?

Est-ce un colloque, un salon professionnel, une soirée, est-ce culturel, sportif, scientifique ? Cette question est fondamentale pour communiquer sur les réseaux sociaux à propos de votre évènement.

Quelle est la thématique de l’évènement ?

La réponse à cette question va servir d’en définir les lignes conductrices, ainsi que votre charte graphique et le ton de votre communication (que nous verrons dans un prochain point).

Quand souhaitez-vous qu’il se déroule ?

Quelle est votre calendrier ? Cette question est nécessaire afin de préparer votre timeline. En effet, un laps de temps de 3 mois ne donne pas les mêmes possibilités d’organisation qu’un d’1 an, par exemple.

Quel public souhaitez-vous toucher ?

Vous n’allez pas générer de l’engagement chez les jeunes femmes (votre public) si votre communication est axée sur les hommes d’âge mûr (l’audience qui risque d’être touchée par votre communication). On ne met pas en place et on ne communique pas de la même manière pour un évènement à destination d’un public jeune ou plus âgé.

Voici déjà 4 grandes questions qui doivent être posées avant toute autre chose car elles serviront à définir votre utilisation des réseaux sociaux afin que votre event puisse gagner en visibilité.

Définissez le budget de l’évènement

Beaucoup de gens pensent que la définition du budget se fait à la fin de l’organisation de l’évènement, lorsqu’on a une idée de combien tout le projet évènementiel va coûter. C’est une erreur. Pour organiser un évènement et sa communication, il faut être conscient du budget que l’entreprise peut allouer à celui-ci. Définir le budget trop tard dans la mise en place du projet risque de mettre en péril les finances de l’entreprise, alors que le but ici est de mettre en place une stratégie pour promouvoir votre image.

Créez un site internet attirant

Quelque soit le type d’évènement que vous organisez, il est nécessaire de commencer par créer un site internet dédié qui est l’un des piliers de stratégie digitale. Pourquoi ? Pour diriger vos clients, bien évidemment ! La communication sur les Réseaux Sociaux doit être courte et efficace, elle doit susciter l’intérêt : Quoi ? Où ? Quand ? sont les questions de bases auxquelles il est nécessaire de répondre dans vos posts sur les social media. Pour de plus amples informations (réservation, infos pratiques, tarifs, …), les potentiels clients pourront être redirigés vers le lien du site de l’event. Atterrir sur une page blanche ou un site internet en construction risque de frustrer le prospect qui oubliera très vite cet évènement qui, pourtant, l’intéressait.

Il ne s’agit pas non plus de créer un site internet uniquement pour répondre aux questions des clients potentiels. Il s’agit ici de les fidéliser, de leur donner envie de participer à cet évènement qui a vraiment l’air sympa, et de leur donner envie de partager l’info via les réseaux sociaux. C’est pour cela que le site internet doit-être attirant, alors n’ayez pas peur d’engager un graphiste, malgré le coût que cela peut engendrer, les retombées seront bien plus grandes que si vos clients arrivent sur une page internet inesthétique après avoir été attirés par une communication dynamique sur les R.S.

Ciblez votre audience

Connaître l’audience de votre évènement vous aidera à savoir quel réseau social privilégier et comment communiquer dessus. Est-ce un colloque scientifique ou plutôt une soirée sur la mode ? Vous n’interagirez pas de la même manière avec le public de ces deux mondes opposés, il est alors important de diffuser vos contenus en fonction de la cible afin d’augmenter son taux d’engagement de susciter son intérêt et de la fidéliser.

Composez votre équipe de community managers

Gagner en notoriété sur les différents réseaux sociaux est une tâche chronophage. C’est pourquoi il vous sera utile de désigner en amont une équipe dédiée à la gestion de votre audience sur les médias sociaux. S’il n’est pas possible pour votre équipe de prendre en charge cet aspect de l’organisation évènementielle, et si vous en avez les moyens, vous pouvez aussi faire appel à une agence de community management qui pourra prendre en charge tout l’aspect RS de votre communication, tout comme vous pouvez aussi engager une agence de communication évènementielle afin de gérer l’organisation de A à Z.

Parmi votre équipe de collaborateurs, vous vous demandez qui pourrait endosser parfaitement le rôle de community manager de votre évènement ? Analysez votre équipe afin de dégager les personnalités qui correspondent le plus aux 10 qualités essentielles d’un bon community manager :

  • Avoir du bon sens et de l’empathie
  • Respecter sa ligne éditoriale
  • Faire preuve de sang froid
  • Être polyvalent et organisé
  • Être en mesure d’animer sa communauté
  • Avoir un grand sens créatif
  • Ne pas avoir peur des outils et des chiffres
  • Pouvoir écrire sans aucune faute
  • Être curieux
  • Et surtout : savoir utiliser les réseaux sociaux!

Vous avez trouvé l’employé qui colle le mieux à cette liste ? Félicitations, vous avez votre responsable de Réseaux Sociaux !

Quels outils pour le Community Management ?

Un bon C.M doit pouvoir assumer l’ensemble des tâches en lien avec les réseaux sociaux, et donc ne pas juste s’occuper du dialogue avec la communauté. Il doit pouvoir l’animer, la fidéliser, et, pour se faire, créer des publications qui vont créer de l’intérêt et du lien. Malheureusement, tout le monde n’a pas la chance d’être vidéaste ou graphiste, c’est pourquoi il existe des outils gratuits ou pas, selon le budget, qui pourront aider pour leur communication ou la gestion des plateformes choisies.

Choisissez les réseaux sociaux sur lesquels communiquer

reseaux-sociauxVous connaissez la thématique de votre évènement, vous avez défini votre cible, il est maintenant temps de définir sur quels réseaux vous allez communiquer. Il existe un bon nombre de plateformes plus ou moins connues, toutefois, il va de soi que pour toucher une audience maximale, il est conseillé de privilégier les réseaux les plus connus qui seront les plus utiles à votre communication, ainsi que de multiplier les plateformes que vous allez utiliser. Ne vous contentez pas d’un Réseau social, vous augmenterez votre visibilité en augmentant votre présence sur les réseaux les plus utilisés :

Facebook

LE réseau social par excellence, celui que même votre arrière-grand-mère connait ! Facebook est certainement le Réseau Social le plus intuitif pour faire la communication d’un évènement vu que tout est mis en place pour vous faciliter la vie. Vous pouvez créer une page directement pour votre évènement avec les informations de première ligne (rappelez-vous : quoi, où, quand ?), le partager à votre réseau en un clic, booster la visibilité de l’event moyennant quelques euros, et la machine est lancée !

Question à se poser : beaucoup de jeunes délaissent cette plateforme au profit d’autres, plus actuelles, plus jeune. De plus, la publicité est tellement présente sur ce réseau social que les utilisateurs ont tendance à passer au-dessus sans vraiment y prêter attention. Il faut vraiment que votre communication se démarque des autres.

Twitter

Vous ne pourrez pas baser l’entièreté de votre communication sur le réseau à l’oiseau bleu. Toutefois, celui-ci offre un support de choix à votre publicité. Créez un compte twitter pour votre évènement et twittez du contenu inédit tels que les coulisses de l’organisation, des indices sur la scénographie de l’évènement, etc. Faites-en sorte de tenir votre communauté en haleine afin de la fidéliser, et de lui donner envie de partager vos tweets. Avec un peu de chance, de travail et de talent, vous arriverez peut-être à créer un buzz !

Question à se poser : Attention à ne pas tomber dans le piège des trolls ! Ces internautes qui feront tout pour vous faire sortir de vos gonds sont présents en masse sur la toile, mais particulièrement sur Twitter. Prenez soin de leur répondre intelligemment sans discréditer votre image de marque.

Instagram

L’un des réseaux sociaux privilégiés par les jeunes ! Une image vaut mille mots, tel est le crédo que vous devez suivre pour utiliser cette plateforme de partage de photos et vidéos. Avec cette application, vous pouvez être sûr de pouvoir toucher un grand nombre de personnes facilement si vous communiquez intelligemment.

Question à se poser : Il faut pouvoir prendre le temps de créer du contenu attirant mais sérieux, trouver le bon équilibre, réussir à se démarquer aux yeux de l’algorithme d’Instagram et fidéliser son audience ! Tout cela prend du temps, mais le jeu en vaut la chandelle !

LinkedIn

Le réseau social professionnel ! Si vous organiser un colloque, un séminaire, un salon, ou tout autre évènement à destination du monde professionnel, LinkedIn est LA plateforme à privilégier. Choisissez un ton sérieux et professionnel, encouragez vos collaborateurs à partager l’évènement et utilisez les autres plateformes comme soutient à votre publication.

Question à se poser : Il faut pouvoir conserver et valoriser une image sérieuse sans trop en faire, tout en se démarquant de la concurrence, un vrai jeu d’équilibriste !

Snapchat

son maître mot, l’instantanéité. Comme Twitter, Snapchat ne peut pas être utilisé seul, mais peut se révéler être un bon complément à la communication évènementielle si l’outil est bien utilisé. Il est toutefois plutôt conseillé de l’utiliser en amont pour « teaser » l’évènement et créer une petite communauté, mais son utilisation se fera principalement PENDANT l’event afin de partager du contenu exclusif en live !

Question à se poser : Snapchat est un réseau social qui était destiné aux ados. La réflexion mérite d’être faite sur la congruence avec le caractère professionnel d’un évènement B2B par exemple.

Youtube

Au contraire de Snapchat, cette plateforme est faite pour s’inscrire dans la durée, mais à son instar, elle ne doit pas être l’outil principal de votre communication. Youtube est utile pour partager des vidéos mettant en scène votre évènement, comme une bande-annonce, ou un aftermovie (un court-métrage qui compile des clips des précédentes éditions de l’évènement, si ce n’est pas la première fois qu’il est organisé).

Question à se poser : pensez à bien proportionner le rapport entre le temps que vous passerez et la visibilité de vos vidéos afin de ne pas passer trop de temps sur quelque chose qui engendrera peu de retour.

Twitch

Le réseau des gamers.. mais pas que. Vous souhaitez organiser un évènement sur la thématique du gaming ou du monde des geeks ? Twitch sera votre allié ! Cette plateforme est un service de streaming principalement utilisé par les joueurs en ligne. Avec plus de 35 millions de visiteurs uniques par mois, il vous sera aisé de faire connaître votre évènement, surtout si vous vous associez à des streamers plus ou moins connus.

Question à se poser : Alimenter une chaîne Twitch n’est pas toujours chose aisée, et peut ne pas être accessible à un certain nombre de vos collaborateurs. Idéalement, il faut pouvoir être à l’aise devant une caméra, alimenter le compte en contenu exclusif, voire organiser des interviews si vous accueillez des intervenants lors de votre event.

Définissez votre charte éditoriale

Qu’est-ce qu’une charte éditoriale ? C’est votre plan de référence pour planifier et organiser vos publications afin d’assurer leur cohérence. Elle aborde à la fois le fond et la forme des publications, et ce pour chaque réseau social utilisé. La charte éditoriale doit inclure :

Le ton employé dans les publications, qui lui à définir en fonction de votre public cible

La fréquence des publications: 2 fois par jour ? 3 fois par semaine ? Soyez attentif à prévoir des timings différents en fonction de l’étape de votre projet. Privilégiez des publications régulières pendant l’organisation du projet en veillant à augmenter la fréquence pour finir par faire des live de l’évènement sur les plateformes telles qu’Instagram, Snapchat, voire Facebook.

Le timing des publications : Analysez votre audience afin de savoir quel jour et quelle heure sont les plus intéressants pour poster votre contenu.

Le type de publications: en fonction du réseau social sur lequel vous êtes présent, vous aurez accès à divers types de publication. Afin de garantir une communication homogène, réfléchissez à votre utilisation de ces différentes options de publication :

  • Image: Instagram est le réseau social de l’image par excellence, mais vous pouvez aussi vous en servir sur Twitter et Facebook (pour partager l’affiche de l’event, par exemple, ou des photos des précédentes éditions). Sur Instagram, variez les contenus mais gardez un feed homogène. Petite astuce : choisissez un type de filtre à placer sur vos photos et variez son intensité, il vous permettra de garder l’homogénéité du contenu plus facilement. Sur Facebook et Twitter, postez quelques photos stratégiques sans surcharger la page/le compte de l’event.
  • Live – Story: sur Facebook, Instagram, Snapchat, Youtube, vous avez la possibilité de créer ce qu’on appelle des « story » (ou des Lives, mais c’est la même chose), c’est-à-dire des vidéos assez courtes que vous prenez en live pendant l’évènement (ou pendant l’organisation afin de faire du teasing). Votre smartphone devient alors votre caméra et vous plongez le spectateur dans les coulisses de l’event. Petite astuce : Allez regarder les comptes de salles de concerts, de festivals, de gros évènements afin de voir la manière de créer des story et des lives qui fonctionnent ! Aussi, pensez à lier vos comptes (par exemple Facebook avec Instagram) afin de ne pas avoir à vous répéter sur chaque plateforme.
  • Post: votre message, ou billet posté. Quelques mots, 1 ou 2 lignes suffisent parfois pour créer un post impactant qui fera parler de lui. Jouer la carte de la créativité et inspirez-vous de la communication des gros évènements.
  • Vidéo – IgTV: La différence entre les vidéos à poster sur Youtube et sur IgTV (la « télévision » d’Instagram) réside dans le format et la durée, principalement. Une vidéo IgTV sera courte, dynamique (user des accélérations visuelles, mais ne pas en abuser) et intuitive, tandis qu’une vidéo YouTube peut être plus longue, plus travaillée et peut-être même créée avec un vidéaste, si le budget vous le permet.
  • Même Internet et GIF : qui n’a jamais vu passer de même pendant qu’il surfait sur les réseaux sociaux ? Ces images déclinées en masse sur internet, parfois drôles, parfois cyniques, permettent de rapidement faire passer le message tout en faisant sourire l’internaute. N’hésitez pas à partager un ou deux même(s) cohérent avec l’évènement auprès de votre communauté afin de renforcer une image jeune, dynamique, cool. Les gifs, à l’instar des mèmes, sont des phénomènes viraux du net. Ces images animées sont très utiles pour faire passer un message drôle, une intention, une humeur, etc. À vous de trouver le GIF ou le même qui soutiendra au mieux votre communication !

Tout comme vous multipliez votre présence sur les différentes plateformes sociales, multipliez les types de publications que vous allez partager auprès de votre audience, tout en veillant à garder une homogénéité: sur chaque réseau social, proportionnez votre utilisation d’images, vidéos, IgTV, etc. en fonction de l’avancement du projet. Veillez aussi à garder une cohérence avec la ligne éditoriale de votre évènement. Pensez storytelling tout au long de votre communication : qu’est-ce que je veux raconter tout au long de mes publications ?

Définissez le hashtag

Le hashtag, ou mot-dièse, aidera à renforcer la ligne éditoriale de vos publications sur les réseaux sociaux. Choisissez un, voire plusieurs hashtag(s) et utilisez toujours le(s) même(s) sous chacune de vos publications, dans les concours, voire même dans le fichier presse si vous communiquez avec la presse. Si vous décidez de travailler avec des créateurs de contenu, ne leur mettez pas de barrière trop importante mais demandez-leur d’utiliser les hashtags que vous avez définis dans leurs publications en lien avec votre évènement.

Grâce aux hashtags, votre évènement sera clairement identifiable, il aura une signature personnalisée sur les réseaux sociaux. Aussi, ce petit mot-dièse vous facilitera la vie lorsque vous rechercherez qui parle de vous, quelle est votre audience et en quels termes vous faites l’objet des conversations.

Investissez dans une stratégie Social Ads

Les Social Ads sont les outils payants permettant de diffuser à plus grande échelle vos publications sur les réseaux sociaux. Dans le cadre de l’organisation d’un évènement, il est intéressant d’investir dans une campagne payante afin de toucher un plus grand public que votre réseau. Afin de booster l’efficacité de votre campagne, considérez le fait de mettre une certaine somme (minimum 7€ par jour pour un mois) afin que l’algorithme du réseau vous diffuse le mieux possible.

Réfléchissez aussi à la meilleure stratégie d’investissement en Social Ads. Quelle publication fera le mieux la publicité de l’évènement ? Sur quelle plateforme dois-je investir ? Il ne serait pas productif de dépenser de l’argent dans du Social Ads pour un coup dans l’eau, sans avoir de réel retour.

Travaillez avec des créateurs de contenu / Influenceurs

Les influenceurs font la pluie et le beau temp des réseaux sociaux, c’est bien connu ! Alors n’hésitez pas à en inviter quelques-uns à votre évènement, voire à les engager afin qu’ils parlent de votre évènement et qu’ils encouragent leur audience à venir. Il n’est pas nécessaire de faire appel aux plus gros comptes de Facebook, Instagram ou YouTube, qui, eux, seront très coûteux à engager. Proposez plutôt à des petits comptes de profiter de votre event gratuitement, pourquoi pas organiser une rencontre « VIP » avec un intervenant si vous en avez, afin de les faire se sentir privilégiés, dans le but qu’ils vous fassent une excellente publicité. De plus petits comptes de créateurs de continueront généralement une audience plus fidèle, gardez cela en tête.

Pendant l’évènement, continuez à interagir avec votre audience.

Au cœur même de l’évènement, il est essentiel de ne pas oublier de maintenir la communication avec ses followers et autres abonnés sur les réseaux sociaux.

Comment ? En partageant du contenu en temps réel avec son audience. C’est là que les options de live streaming de Facebook et que les stories entrent en jeux. Celles-ci vous permettent de faire vivre l’event à votre communauté qui pourra avoir un échantillon de ce que vous avez préparé, et ainsi pousser cette communauté à s’investir dans les prochaines éditions de l’évènement.

Attention toutefois à ne pas en faire trop. Le but ici est d’échantillonner le déroulement de l’évènement. Privilégiez les contenus les plus intéressants : concerts/ interventions de speakers/ coulisses des prestations, etc.

Pour le jour même de l’évènement, vous pouvez prévoir des photographes extérieurs. Attention, rien ne sert de dépenser une fortune en engageant un personnel professionnel venant d’un studio reconnu. Sur votre site internet, spécifiez que vous êtes prêts à accueillir des photographes amateurs et, si la demande est grande, demandez à voir un échantillon de leur travail afin de sélectionner les meilleurs. Vous aurez ainsi l’occasion d’obtenir un travail qualitatif à moindre frais, dans une relation donnant-donnant avec les photographes. Gardez à jour un fichier avec les plus sérieux d’entre eux afin de pouvoir les recontacter pour les prochaines éditions.

Enfin, pensez à inviter vos invités à s’inscrire sur une application de partage de photos (Eventer, par exemple) et de partager leurs images prises lors de l’évènement sur ce medium.

Après l’évènement, ne laissez pas retomber la mayonnaise

Votre évènement vient de se dérouler, tout le monde en est satisfait et le bouche à oreille à fait son œuvre. Vous possédez maintenant une communauté fidèle, réactive et impatiente de découvrir la suite des évènements.

Commencez tout d’abord par remercier les participants et encouragez-les à continuer à suivre les actualités de l’évènement afin de découvrir les photos prises. Vous pouvez aussi préparer un aftermovie qui pourra être partagé auprès de leurs réseaux.

Ensuite, partagez les images de l’évènement sur les réseaux sociaux. Si vous avez pensé à demander aux invités de partager leurs photos, il ne devrait pas être trop compliqué d’en collecter un maximum.

Enfin, pensez à l’après. Si vous souhaitez organiser à nouveau un évènement, il est important de ne pas perdre tout le travail que vous avez fait en amont. Continuez à interagir avec la communauté, teasez lui l’organisation de la prochaine édition, dialoguez et répondez aux questions. Donnez de l’importance à votre communauté aujourd’hui, plus grande sera votre audience demain.